Osassa 1 käsittelin TCO-näkökulmaa (Total Cost of Ownership) laitteiden varustelun ja tukipalvelujen näkökulmasta. Tässä kirjoituksessa pysyn TCO:n äärellä, mutta vaihdan hieman näkökulmaa.

TCO-pinon kaksi kiistämätöntä elementtiä ovat hankintakustannukset (inventory cost) ja tukipalvelukustannukset (service cost). Kolmas elementti on näkymättömät kustannukset (invisible cost), joita ei aina hyväksytä TCO-pinon osaksi.

Näkymättömät kustannukset ovat pääasiassa käyttäjän kustannuksia. Työaikaa, jota on menetetty tekniikan häiriöiden takia tai on kulunut työkavereiden auttamiseen. Se kaikki on poissa tuottavan työn tekemisestä, vaikka ei näykään suoraan missään. Korkeat näkymättömät kustannukset korreloivat käänteisesti asiakastyytyväisyyden kanssa.
Vertailimme kahta ympäristöä kustannusrakennetutkimuksen muodossa. Toinen ympäristö oli Ruotsi, jossa konsernilla oli jotain 1 500 työasemaa ja toinen Suomi, jossa oli kai 6 000 työasemaa. Ruotsissa laitteiden suunniteltu pitoaika oli neljä vuotta, Suomessa 2,5 vuotta, koska laitteet haluttiin kirjata kuluksi. Ruotsissa käyttäjille oli annettu power user -oikeudet, koska tukiorganisaatio oli pieni. Suomessa käyttäjillä olivat rajoitetummat oikeudet. Näkymättömiä kustannuksia selvitettiin käyttäjäkyselyllä siitä, kuinka paljon käyttäjät käyttivät aikaa työkavereiden tukemiseen tai työaikaa kului hukkaan häiriöiden takia. Se kerrottiin palkanlaskennasta saaduilla keskimääräisillä painotetuilla palkkakustannuksilla (ylemmät toimihenkilöt/toimihenkilöt/työntekijät).

Ruotsi oli halvempi sekä hankinta- että tukipalvelukustannusten osalta kuin Suomi. Mutta Suomen näkymättömät kustannukset olivat niin paljon Ruotsia alemmat, että TCO-pino oli matalampi kuin Ruotsilla. Myös IT:n asiakastyytyväisyys oli parempi.
Tietokoneet eivät olleet silloin – eivätkä nytkään – mitään leikkikaluja tai nice to have -asioita, vaan työkaluja. Työkalujen on oltava kunnossa, jotta varsinainen työ sujuu. Nykyään työasemien taloudellista pitoaikaa on mahdollista pidentää jopa kuuteen vuoteen, mutta käyttäjän oikeuksien on oltava balanssissa tukipalvelujen kanssa. Todennäköisesti Ruotsissa ei näin ollut, vaan käyttäjien itse aiheuttamia ongelmia ei saatu etäältä hoidetuksi, mikä nosti näkymättömien kustannusten osuutta häiriöiden muodossa. Osa näkymättömistä kustannuksista olisi voitu muuttaa palvelukustannuksiksi kokonaisuuden kannalta hyvällä kertoimella parantamalla, mutta sitä ei haluttu tai voitu jostain syystä tehdä.

Vihreyden näkökulmasta laitteiden taloudellinen pitoaika ei ole olennainen asia, vaan se todellinen käyttöaika. Kuinka pitkä elinkaari laitteille saadaan, ja mitä elinkaaren päässä tapahtuu. Käyttäjien oikeuksien ja tukipalvelujen on oltava balanssissa siten, että asiakkaan ajasta mahdollisimman pieni aika kuluu häiriöihin tai kaverin auttamiseen. Ja vihreyden kannalta ehkäpä kaikkein ikävin asia on, jos lähitukihenkilö joutuu kulkemaan laitteen luo. Siinäkin kuluu energiaa ja syntyy kasvihuonekaasupäästöjä.

Kuva: Shutterstock

Reino Myllymäki
kehityspäällikkö, TIVIA
LinkedIn