Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry

Tapahtumien järjestäminen

TIVIA ja jäsenyhdistykset järjestävät vuosittain satoja erilaisia tapahtumia. Ammattilaisseminaarien, koulutusten ja erilaisten ekskursioiden lisäksi jäsenyhdistyksissä järjestetään paljon virkistäytymistoimintaa työelämän vastapainoksi ja verkostoitumisen tueksi.

Kun tapahtumalle on ideoitu sopiva aihe, TIVIA pyrkii auttamaan yhdistyksiä ja verkostoja tapahtuman käytännön toteutuksessa tarjoamalla hankerahaa, materiaalia, markkinointiapua ja käytännön työvälineitä.

TIVIAn tapahtumatoimikunta on luonut viisi eri tapahtumakonsepia. Katso lisätiedot konsepteista.

Tapahtumajärjestelyn osa-alueita:

Budjetointi

Kun tapahtuman idea on tiedossa, on aika miettiä tilaisuuden käytännön järjestelyitä.

Miettikää ensin tapahtumalle menoarvio. Mihin kaikkeen tapahtumassa voi mennä rahaa:

  • Tarjoilut
  • Tilat
  • Esiintyjäpalkkiot
  • Matka-/kuljetuskulut
  • Markkinointi: oma postituslista, omat nettisivut ja somekanavat, TIVIAn nettisivut ja somekanavat, yhteistyökumppanien verkostot, painotuotteet, mediat?

Millä menot katetaan?:

  • Sponsorit: useat yritykset lähtevät mielellään tukemaan sopivan kohderyhmän toimintaa, kunhan saavat vastineeksi siitä näkyvyyttä. Mieti tilaisuuden luonteeseen sopiva tapa, esim. logonäkyvyys tilaisuuden markkinointimateriaalissa, maininta tilaisuudessa siitä kuka tarjoaa tilat/tarjoilut, seminaaripuheenvuoro tms. Sponsoreita voi etsiä joko oman jäsenistön keskuudesta tai muuten tilaisuuden luonteeseen sopivista yrityksistä.
  • Yhdistyksen omat varat: riittääkö yhdistyksen omat jäsenmaksutulot kattamaan tapahtuman kustannukset?
  • Osallistumismaksut: Usein yhdistyksen tapahtumat ovat jäsenille ilmaisia (jäsenetu) ja muilta otetaan maksu.
  • Hankeraha: TIVIA tukee yhdistysten toimintaa hankerahalla. Hankerahaa myönnetään hankkeille, jotka edistävät yhteistyötä yhdistysten välillä tai joiden avulla voidaan hankkia uusia jäseniä tai muuten lisätä ja kasvattaa yhdistyksen toimintaa. Tee hankeraha-anomus.

Tiedottaminen

Keitä halutaan paikalle? Tiedottamiseen kannattaa panostaa. TIVIA auttaa jäsenyhdistyksiä tapahtumien tiedottamisessa eri kanaviensa avulla. Paras tapa saada oma tapahtuma isommin näkyville ja mukaan TIVIAn viestintään on tapahtuman luominen Kiltaan (katso ohjevideo) ja valitsemalla sieltä kalentereista oman yhdistyksen kalenterin lisäksi myös Tieto-ja viestintätekniikan ammattilaiset, TIVIA ry ESPOO. Mikäli yhdistys ei käytä Kiltaa tapahtumien hallintaan, voi tapahtuman lisätä TIVIAn kalenteriin myös tapahtumalomakkeen kautta. Jos tarvitset apua, laita viestiä: olli.teras(at)tivia.fi.

TIVIAn käyttämät tiedotuskanavat

  • TIVIAn nettisivujen tapahtumakalenteri
  • kuukausittainen jäsentiedote (kaikille jäsenille)
  • kuukausittainen tapahtumatiedote (kaikille jäsenille)
  • vinkkaamalla TIVIAn markkinointiin, voimme nostaa mielestänne tärkeimmät tapahtumat myös some-kanaviimme, ottakaa yhteyttä nina.from(at)tivia.fi
  • mikäli toivotte TIVIAn tekevän uutisen tapahtumasta, kannattaa tästä vinkata hyvissä ajoin etukäteen (toivotteko paikalle henkilön vai lähetättekö kuvia ja tekstiä tapahtumasta yms.), jotta voimme tehdä uutisen

Jos olette järjestämässä suurempaa tapahtumaa tai kaipaatte muuten lisäapua tiedotukseen, ottakaa yhteyttä TIVIAn toimistoon tivia(at)tivia.fi tai puh 020 741 9898.

Yleistä tiedottamisesta

Kun teette tapahtumatiedotetta/ luotte tapahtuman nettisivuja, muistattehan kertoa tiedotteessa ainakin seuraavat asiat:

  • tapahtuman nimi
  • ajankohta
  • paikka
  • hinta tai maininta maksuttomuudesta
  • tarkempi aikataulu (ainakin nettisivuille)
  • mahdolliset esiintyjät/puhujat (ja lyhyt esittely heistä)
  • linkki ilmoittautumislomakkeelle (jos ilmoittautuminen etukäteen)
  • keneltä/mistä voi pyytää lisätietoja

Tiedottaminen ilmoittautuneille

Jos järjestätte tapahtuman, johon vaaditaan ennakkoilmoittautuminen, on hyvä pitää osallistujat ajan tasalla. Varmistakaa, että osallistujille menee vahvistus saapuneesta ilmoittautumisesta (jos käytätte Kiltaa tapahtumien hallintaan, Kilta lähettää automaattisesti vahvistusviestin, jonka olette itse tapahtumaa luodessasi tehnyt). On myös hyvä lähettää ilmoittautuneille vahvistusviesti hieman ennen tapahtumaa, jolloin osallistujia ei jää pois unohduksen takia. Informoikaa jo ilmoittautuneita henkilöitä myös mahdollisista ohjelman muutoksista.

Ilmoittautumiset

Ilmoittautumiset tapahtumiin on helpointa koota Killan kautta, mikäli se on yhdistyksellä käytössä tapahtumien hallinnassa. Killassa pystytään ottamaan ilmoittautumisia vastaan, linkittämään ilmoittautuminen oikeaan henkilöön (mikäli ilmoittautuja on jäsen, joka on jo rekisterissä) sekä tarkastelemaan ilmoittautumistietoja ja tulostamaan ilmoittautumiset Excel-taulukkoon.

Kun ilmoittautumisia otetaan vastaan Killan kautta, järjestäjä pystyy valitsemaan mitkä kentät hän haluaa ilmoittautumislomakkeelle. Killan ilmoittautumislomakkeessa on vain rajattu määrä vaihtoehtoja ja jos tilaisuuden luonne vaatii erityyppisen ilmoittautumislomakkeen, voi ilmoittautumiset kerätä esim. Webropolin avulla.

Ilmoittautumisen hyväksyminen

Kun henkilö on ilmoittautunut tapahtumaan ilmoittautumislomakkeen kautta, tulee hänen tietonsa näkyviin Killan tapahtumat-välilehdelle. Ilmoittautujan tiedot otetaan käsittelyyn ja hyväksytään painamalla sähköpostiosoitteen jälkeen olevaa kynän kuvaa.

Ilmoittautuneen tietojen tarkistaminen

Kun ilmoittautuneen tiedot on avattu painamalla kynän kuvaa päästään ilmoittautumisen käsittelyyn. Tässä kohtaa pystyt tarkistamaan, onko ilmoittautuneen tiedot jo valmiiksi jäsenrekisterissä. Kilta ehdottaa ilmoittautujan kanssa saman nimisiä henkilöitä ja voit tarkistaa onko ilmoittautuja sama henkilö painamalla Näytä tiedot -linkkiä. Jos tiedot täsmäävät, paina "Käytä tätä" ja ilmoittautuminen hyväksytään niillä tiedoilla. Huom! sähköpostiosoitteeksi ja mahdolliseksi laskutusosoitteeksi tulevat aina ilmoittautujan itse antamat tiedot, vaikka ne eroaisivat jäsenrekisterissä olevista. Jos henkilöä ei ole vielä rekisterissä, hänet voi lisätä sinne sivun alareunasta.

Ilmoittautuneiden hallinta

Ilmoittautuneita pääsee selaamaan Tapahtumat-välilehdeltä, jossa on listattuna tulevat tapahtumat (myös menneitä tapahtumia pystyy selailla muuttamalla päivämäärää). Koko tapahtumaa voit tarkastella painamalla tapahtuman nimen perässä olevasta nuolesta, jolloin ilmoittautuneet näkyvät listana perässä. Jos taas haluat listauksen ilmoittautuneista ulos paina K-kirjainta (kts. kuva ylempänä) tapahtuman nimen perässä.

Apua Killan käyttöön sekä tunnusasioihin saa osoitteesta jasenasiat(ät)tivia.fi ja tunnukset Webropoliin voi pyytää TIVIAn toimistolta tivia(ät)tivia.fi.

Videointi/livestriimaus

Hyvät tapahtumat ja mielenkiintoiset puheenvuorot kannattaa taltioida, jolloin myös muut kuin paikalla olleet pääsevät nauttimaan tapahtumien ohjelmasta. Videoinnin voi halutessaan ulkoistaa ammattilaiselle, mutta kännykän kameralla saa usein riittävän hyvälaatuista kuvaa, kunhan valaistus ja ääni ovat kunnossa.

Livestriimaus voi olla paras vaihtoehto tuottaa sisältöä valtakunnallisesti (TIVIAlta Adobe Connect avuksi). 

Palautteet

Tieto tilaisuuden onnistumisesta on järjestäjälle arvokas. Jokaisen järjestetyn tapahtuman jälkeen kannattaa siis kerätä palaute osallistujilta. Eniten vastauksia saa yleensä keräämällä palautteen tapahtuman aikana joko sähköisesti tai paperilla, mutta aina tähän ei ole mahdollisuutta ja silloin palautteen voi kerätä sähköpostitse lähettämällä osallistujille kiitosviestin mukana linkin palautelomakkeeseen.

TIVIA tarjoaa yhteisönsä käyttöön Webropol-järjestelmän palautteiden keräämiseen. Että palautelomakkeen rakentaminen olisi mahdollisimman helppoa, Webropolin "Yhteiset"-kansiosta löytyy "Palautekysely - malli" -kysely, jonka voit kopioida ja muokata ulkonäöltä ja kysymyksiltä paremmin omia tarpeitasi vastaavaksi. Huomioithan, että "Yhteiset"-kansioon on kaikilla liiton yhdistyksillä ja verkostoilla käyttöoikeus, joten älä tallenna omia kyselyitäsi tähän kansioon. Lisää Webropolin käytöstä löydät Työkalut-osiosta.

Palautteen keräämisen jälkeen palautteista voi tehdä Webropolissa yhteenvedon lähetettäväksi esim. tapahtuman esiintyjille ja muille järjestelyissä mukana olleille.

Raportointi – auttaa toimintakertomuksen laatimisessa!

TIVIAn sivuilta löytyy raportointia varten valmis lomake, johon täytetään seuraavat tiedot:

  • Tapahtuman nimi
  • Tapahtuman tarkoitus
  • Tapahtuman ajankohta
  • Järjestäjä (yhdistys/verkosto)
  • Osallistujamäärä
  • Tapahtuman yhteyshenkilön yhteystiedot

Raportointilomakkeen täyttäminen on tärkeää, sillä siitä saatte apua mm. yhdistyksen toimintakertomuksen kirjoittamiseen. Tapahtumatiedot arkistoidaan TIVIAssa ja ilmoitetuista tapahtumista lähetetään yhdistykselle yhteenveto vuoden lopussa.

Pääset täyttämään raportointilomakkeen tästä.