Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry

Tietojärjestelmähankinnoista vajaa puolet onnistuu

Lehdistötiedote 13.6.2013

Tutkimus paljastaa puutteita tietojärjestelmien hankintaosaamisessa. Suurinvestointeja tehdään liian pienillä resursseilla, eikä tietojärjestelmähankkeiden onnistumista mitata riittävästi. 

Viimeisen vuoden aikana on käyty tärkeää keskustelua tietojärjestelmähankinnoista yrityksissä ja julkisella sektorilla. Koska tietojärjestelmähankintojen onnistuminen vaikuttaa merkittävästi organisaatioiden tuottavuuteen, päättivät Tietotekniikan liitto, Celkee ja Ohjelmistoyrittäjät toteuttaa tutkimuksen tietojärjestelmien hankinnoista Suomessa. Tutkimus osoitti, että tietojärjestelmähankintojen tilaajista 45 prosenttia kokee onnistuvansa hankinnoissa melko usein ja viidennes usein. Kuitenkin reilu kolmannes vastaajista kertoi onnistuvansa vain harvoin tai hyvin harvoin.

”Tietojärjestelmähankkeissa puhutaan usein erittäin suurista investoinneista, joten on huolestuttavaa, että jopa kolmasosa hankkeista epäonnistuu”, sanoo Tietotekniikan liiton toiminnanjohtaja Robert Serén.

Tutkimuksen mukaan tietojärjestelmähankintojen suurimpia haasteita ovat osapuolten välinen viestintä, hankintaosaamisen puute, tilaajien resurssipula sekä hankkeiden onnistumisen mittaaminen. Tutkimus toteutettiin maalis-huhtikuussa ja siihen vastasi tietojärjestelmähankkeisiin osallistuvia henkilöitä sekä tilaaja- että toimittajaorganisaatioista.

Mikä hankkeissa menee pieleen?

Tietojärjestelmähankkeiden tilaajat kertoivat, että tavallisimmat syyt hankkeiden epäonnistumiseen ovat aikataulun ja budjetin pettäminen. Viestinnälliset syyt, kuten eri näkemys projektin sisällöstä, kommunikaation puute ja ongelmat henkilökemioissa, ovat lähes yhtä yleisiä.  Kolmannes vastaajista ei varmista koskaan tai varmistaa vain harvoin, että hankitun järjestelmän arkkitehtuuri ja tekninen toteutus mahdollistaa toimittajan vaihtamisen myöhemmin.

Tietojärjestelmien toimittajien näkökulmasta hankkeiden tavallisimmat ongelmat ovat kommunikaation puute, eri näkemykset projektin sisällöstä ja aikataulun pettäminen.

Toimittajien ja tilaajien välinen vastuunjako on tutkimuksen mukaan pääasiassa melko selvä. Sen sijaan tilaajaorganisaatioissa kokonaisvastuu hankkeen onnistumisesta on jaettu usealle henkilölle peräti 64 prosentissa tapauksista ja operatiivinen vastuu 39 prosentissa.
Lisäksi tilaajien ja toimittajien välillä oli erimielisyyttä siitä, kuka tietojärjestelmähankkeen määrittelee. Tilaajista 80 prosenttia uskoi, että he vastaavat hankkeen määrittelystä tai ainakin ohjaavat sitä. Toimittajien mielestä tilaajat hallitsevat vain joka toista määrittelyä.

”Toimittajien ja tilaajien erilaiset näkemykset projektien määrittelyvastuusta kertovat viestinnän puutteesta. Kun myös vastuista ja rooleista on epäselvyyttä, ennusteet hankkeiden onnistumisesta ovat huonot. Ongelmat siis alkavat jo hankkeiden alkumetreillä”, sanoo Ohjelmistoyrittäjät ry:n hallituksen  varapuheenjohtaja Seppo Takanen.

Osaamis- ja resurssipula johtaa huonoon hankeseurantaan

Tietojärjestelmähankintoja leimaa epäluottamus vastapuolen hankeosaamiseen. Tietojärjestelmien tilaajista vain 20 prosenttia piti toimittajien hankeosaamista hyvänä ja toimittajista 11 prosenttia sanoi tilaajien osaamisen olevan hyvää. Kiitettävää osaamista ei ollut kellään. Tilaajat myös kokivat oman osaamisensa olevan järjestelmän toimittajien osaamista parempaa.

Sekä tilaajat (40 %) että toimittajat (51 %) olivat samaa mieltä siitä, että tilaajaorganisaation vastuuhenkilöillä on vain harvoin tai ei koskaan riittävästi resursseja projektin toteuttamiseen. Käytännössä tilaajat eivät kiireen vuoksi juuri ehdi seurata tietojärjestelmähankkeiden etenemistä. Muita syitä vähäiseen seurantaan olivat tilaajien mielestä riittämättömät taidot ja epäselvät vastuut. Toisaalta osa tilaajista sanoi myös luottavansa toimittajaan ja kokevansa, että seuranta on riittävää.

Toimittajienkin mielestä projekteja seurataan liian vähän ja tärkeimmät syyt siihen ovat aika- ja osaamispula sekä epäselvät vastuut.

”Tutkimus osoittaa, että tilaajien aika- ja osaamispula on todellinen ongelma tietojärjestelmähankkeiden onnistumiselle. Tilaajaorganisaatioiden resurssipulaa voisi mahdollisesti helpottaa käyttämällä kilpailutuksessa apuna riippumattomia asiantuntijoita, sillä 74 prosenttia tilaajista ilmoitti käyttävänsä ulkopuolista asiantuntija-apua vain harvoin tai ei koskaan”, sanoo Seppo Takanen.

Miten hankkeissa onnistuttaisiin paremmin?

”Selkeällä vastuunjaolla luodaan edellytykset onnistuneelle tietojärjestelmäprojektille. Lisäksi tilaajan täytyy osallistua aktiivisesti koko hankkeen ajan. Oikea-aikaisella reagoinnilla vältetään kalliit ja vaikeat jälkikorjaukset. Kolmas avain onnistumiseen on mittaaminen. Kun mitataan oikeita asioita, saavutetaan onnistuneita projekteja”, kertoo Celkee Oy:n toimitusjohtaja Kimmo Vättö.

Onnistumismittareissa on kuitenkin vielä kehitettävää.

”Tilaajille tärkein onnistumisen mittari on hankkeen arvo organisaation liiketoiminnalle. Toiseksi tärkein on hankkeen hinta. Kuitenkin tilaajaorganisaatiot mittasivat onnistumista ensisijaisesti budjetin, liiketoimintatavoitteiden ja aikataulun toteutumisella. Tällöin mittarit eivät mittaa hankkeen onnistumiselle oikeasti tärkeitä asioita”, Vättö jatkaa.

Hankintaprosessien kehitystarve tiedostetaan jo

Hankeprosessien ongelmat ovat jo tilaajien tiedossa, sillä he nimesivät hankintaprosessien tärkeimmiksi kehityskohteiksi hankkeen tuottaman arvon määrittelyn, projektin onnistumisen mittareiden määrittelyn ja niiden systemaattisen seurannan, ketterien menetelmien mahdollisuuksien ymmärtämisen sekä projektin tuottavuuden mittaamisen jollakin mittarilla.

”Tilaajaorganisaatioissa on havahduttu siihen, että hankintaprosesseja pitäisi kehittää. Esimerkiksi mittaamismenetelmien ja tilaajien osaamisen kehittäminen sekä resurssien lisääminen hankintaprojektista vastaaville henkilöille voisivat olla tilaajaorganisaatioille keinoja kehittää hankeprosessejaan sisäisesti. Lisäksi tarvitaan avointa keskustelua tilaajien ja toimittajien välillä, jotta kuhunkin tilanteeseen löytyisi paras ratkaisu”, Robert Serén kiteyttää.

Lisätietoja:
Robert Serén, toiminnanjohtaja, Tietotekniikan liitto, robert.seren@ttlry.fi p. 020 741 9886
Kimmo Vättö, toimitusjohtaja Celkee Oy, kimmo.vatto@celkee.fi, p. 040 5065934
Seppo Takanen, Ohjelmistoyrittäjät ry:n varapuheenjohtaja, seppo.takanen@codebakers.fi, p. 050 581 0140

Lue tutkimusraportti PDF-muodossa.

Tutkimuksesta
Tietojärjestelmien hankinta Suomessa 2013 -tutkimus toteutettiin verkkokyselynä helmi-maaliskuun aikana. Tutkimuksen toteutuksesta vastasivat Tietotekniikan liitto, Ohjelmistoyrittäjät ja Celkee Oy. Tutkimukseen vastasi yhteensä 104 vastaajaa, joista 67 edusti tietojärjestelmien tilaaja- ja 37 toimittajaorganisaatiota. Tutkimus kattaa uusien tietojärjestelmäratkaisujen kehittämisen, vanhojen ylläpidon ja valmisohjelmien räätälöimisprojektit, jossa työmäärä edustaa merkittävää osaa koko projektin kustannuksista. Pakettiratkaisut jätettiin tutkimuksen ulkopuolelle.

Tietotekniikan liitto, TTL, on valtakunnallinen ja puolueeton tietotekniikka-alalla toimivien yhdistysten yhteistyöjärjestö, joka koostuu lähes 30 alueellisesta yhdistyksestä, teemayhdistyksestä tai opiskelijayhdistyksestä. Liittoyhteisön jäseninä on 15 000 alan ammattilaista ja yli 500 tietotekniikkaa tuottavaa tai sitä käyttävää yritystä ja muuta organisaatiota. TTL:n tavoitteena on jäsenistön ammatillisen osaamisen ja arvostuksen kehittäminen. www.ttlry.fi

Artikkelilaji: